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文秘专业知识:印信的使用和管理

印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。
 
1.印章的使用和管理
 
印章是机关或组织职权的象征,应当按照规定使用和慎重保管。
 
(1)印章的作用。
 
①标志作用。机关或领导人的印章都是一种职责权力的标志。
 
②法律作用。公文只有加盖印章才能产生法定权威效用,任何公文信函若没有印章,就不能代表机关,更不会生效。
 
③辨伪作用。通过印章可以鉴别各种伪造凭证。文件上如果没有印章,那就是伪造的;如果有印章,则可以通过印章的式样、字体、图案等方面进行鉴辨,判断真伪。
 
(2)印章的种类。
 
公务印章主要有单位印章、套印章、钢印、领导签名章、专用章、办事章、收发章、校对章和其他戳记等。一般说来,单位的印章大多交由秘书或秘书部门保管。秘书或秘书部门通常管理以下三类印章:①本单位的正式印章和钢印;②领导人的手章(签名章);③本办公室的印章。
 
(3)印章的刻制。
 
刻制印章必须严格执行国家的有关规定,凡机关单位的正式印章,一律不得私自刻制。印章的刻制通常包括下列几种形式:①由上级主管机关刻制颁发;②由本单位请示上级主管机关批准后,到公安部门指定的专门刻章单位刻制;③单位内部使用的领导人签名章、专用章可由单位出具证明,到指定的刻制单位刻制。
 
(4)印章的启用。
 
正式印章在启用前需要做好以下准备:
 
①确定印章的启用时间;
 
②提前向有关单位发出正式启用通知并刻上印模;
 
③填写“印模卡”一式两份,一份留存,一份交上级机关备案。
 
在正式印章启用通知规定的生效日期之前,该印章不得使用。
 
(5)印章的保管。
 
①专人负责。秘书或秘书部门对于保管或使用印章的人员必须严格审查和挑选,选择政治可靠、工作负责、坚持原则的人员来负责管理,管印人接到印章后应该做好接印登记。
 
②确保安全。印章应该保存在安全保险的地方,最好保存在保险柜内,并且养成随用随开、用完即锁的好习惯。印章一旦发生异常情况,应该迅速查明,及时处理。管印人不得委托他人代取、代用印章,也不能在办公室以外的地方用印。
 
③防止污损。平时使用印章要注意轻取轻放,避免破损。管印人还要注意经常洗刷印章,保持图案和印文的清晰,防止印泥或其他污物将刻痕填塞。
 
(6)印章的使用。
 
①履行手续。常规用印,管印人可以在职责范围内盖章;而非常规用印,用印人必须填写“用印申请单”,经主管领导或秘书长、办公室主任批准后方可盖章。
 
②监督用印。用印前,管印人必须对用印内容予以审阅,如发现政治上不严肃的文件,弄虚作假或与实际出人较大的文件,超越或降低本单位公章职权范围的文件等,必须予以纠正并报请有关领导,切勿“有求必印”,更不能在公文纸或空白凭证上用印。
 
③用印登记。建立用印登记制度,除介绍信有存根外,用印必须登记,登记的主要内容有用印日期、用印部门、用印内容、用印份数、用印人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等,一般使用专用的用印登记表。
 
④正确用印。通常,正式文件只在落款处加盖公章,印章应该上不压正文,下骑年盖月。带有存根的文件材料(如介绍信等)用印,除在规定处用印外,还应该加盖骑缝章以备查考。用印要避免歪、斜、倒、偏、模糊等情况。
 
2.介绍信的使用和管理
 
介绍信是机关、团体、企事业单位向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的一种专用信件,具有介绍和证明的作用。
 
(1)介绍信的形式。
 
常见的介绍信主要有两种形式:一种是带有存根的普通介绍信,用铅字印成,共有两联,一联填写后供外出公干人员使用,另一联当作存根保存,并有骑线的编号和盖章;另一种是根据需要临时书写的介绍信,纸张一般是带有单位名称的信笺,落款处加盖本机关印章。
 
(2)介绍信的种类。
 
根据介绍信的用途不同可将其分为以下三类:
 
①行政介绍信。当机关人员调动工作时,需要出具这类介绍信。其内容包括介绍被调人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。被调人员须持此类介绍信到新单位报到。
 
②组织介绍信。这是机关人员调动工作时,接转组织关系的书信。被调人持这类介绍信到新单位报到,可以证明被调人的政治面貌,以便参加新单位的组织生活。
 
③专用介绍信。这是外出联系洽谈工作或办理有关事务的书信。
 
(3)介绍信的管理。
 
①介绍信的管理要有明确规定,制定专人负责管理。介绍信与用印紧密相连,一般情况下,介绍信由印章管理人员负责管理。
 
②介绍信的保管同印章保管一样,牢固加锁,随用随开,用毕锁好,以防被盗、丢失。
 
③管理介绍信的人员在使用介绍信时,要在存根上加以记载,涉及重要事项的需请示批准人在介绍信存根上签字。属于口头批准的,要在存根上记下批准人姓名,有批条的要将批条粘贴在存根上。介绍信要按编号顺序使用。
 
④对于开出后未用的介绍信,管理人员应及时催回,粘贴在存根上。
 
⑤介绍信持有者如将介绍信丢失,应及时报告单位或部门负责人,并告知介绍信管理人员,涉及重要事项的还应通知前往办事的单位,以防冒名顶替。
 
(4)介绍信的使用。
 
介绍信的使用需要严格遵循下列程序:
 
①严格履行批准手续。使用单位的介绍信,要经上司或办公室负责人批准。
 
②介绍信内容要明确具体。
 
③介绍信应填写有效时间。
 
④管理人员要对开出的介绍信负责,应检查无误后方可用印。
 
⑤一份介绍信只能用于一个单位。
 
⑥介绍信需要填写持信人的真实姓名和身份,不准弄虚作假。持信人不能将介绍信转借他人使用。
 
⑦介绍信的存根内容要同介绍信的正文内容相符,与持信者姓名相一致。
 
⑧介绍信书写要工整,字迹要清楚,不能随意涂改或涂抹,如有涂改,需在涂改处加盖公章,否则视为无效。
 
⑨填写介绍信时要用毛笔或者钢笔,禁止用铅笔、圆珠笔或者红色笔书写。
信息来源: 粉笔教育

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