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文秘专业知识:办公室的机要保密

一、机要保密的含义
 
机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。而保密则是指个人、机关或国家出于某种需要,把不能让外界知悉的秘密事项限定在一定时空范围,不使其外泄。为达到保守秘密的目的而进行的一系列工作叫做保密工作。
 
二、机要保密的内容
 
(一)秘书人员的职业秘密范围
 
秘书在其职责范围内的业务活动中所知悉的秘密事项属于秘书人员的职业秘密范围。它主要包括以下几方面内容:
 
(1)公文秘密:具有机密内容的文件、信件、电报和资料。
 
(2)决策秘密:领导者在实行指挥、管理的过程中不宜为外人所知的行动目标和行动方案。
 
(3)商业机密,即不为大众所知悉,能为权益人带来经济利益,并由权益人采取了相应保密手段的技术信息和经营信息。
 
(4)会议秘密:内部会议的日期、议题、议程、文件、记录、音像材料等。
 
(5)信访秘密:信访者的检举、控告材料,领导者的批示,信访案件的查处材料等。
 
(6)领导秘密:领导的重要活动、日程安排、个人隐私等。
 
(二)秘密的等级
 
我国《保密法》将国家秘密分为下述三个等级:(1)绝密。包括国家的政治、军事、经济方面的核心秘密,科学技术的重大发明创造,我国独有的传统工艺技术诀窍等方面的秘密。(2)机密。凡涉及国家的政治、军事、经济、科学技术等方面的重要秘密,均属机密。(3)秘密。凡在一定程度上反映国家的政治、军事、经济、科技、文化等方面的秘密,均属秘密。
 
(三)机要保密的任务
 
1.公文保密
 
公文是国家、单位秘密的一种存在形式,属于保密工作的重要内容之一。秘书人员对于秘密文件的制发、阅读、传递、复印、保存、销毁,都应遵循下列相关的保密规定:
 
(1)制发秘密文件,必须准确划定密级,明确印制份数、编制份号,确定发送范围和阅读级限,并在有保密条件的印刷厂印刷。
 
(2)传递秘密文件,必须由机要通信部门或人员递送,不得使用普通邮政,电子文件应设保密程序。携带秘密文件外出,应采取保密措施,携带绝密文件应实行双人护送制度。
 
(3)收发秘密文件,必须建立登记签收制度,按照规定在阅文室和办公室阅读,不得将文件带到住所或公共场所。
 
(4)复印秘密文件,必须经过有关部门批准,履行审批手续,并视同原件一样妥善管理。
 
(5)秘密文件必须在严格安全、保密设施齐全的地点保管,并严格执行文件的定期清退、归档制度。
 
(6)销毁秘密文件,必须登记造册,经过有关领导审批,并派专人监销,在指定处所销毁。
 
2.会议保密
 
会议保密工作包括:会前应与保卫保密部门取得联系,采取适当的安全保卫措施,对与会人员进行保密教育,规定保密范围,不向规定以外的人员泄露会议内容;不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议,确实需要的,应采取保密措施;对会场的音响设备进行保密检查,严禁无关人员人场;严格会议文件的管理,绝密文件应该在会议结束时清退;会后对会场、住所进行检查,发现文件丢失或被窃,必须立即报告,及时追查,避免损失。
 
3.通信保密
 
秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递,必须由机要通信部门传递或派专人传送。密码、密码机及电报译稿,必须严加保密。拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”,不得明密混用。不得在普通电话内传递秘密信息。
 
4.电脑保密
 
电脑房应设置在安全的地方,应加装屏蔽网或电子干扰器,以防止电磁信号泄密。电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查。秘密信息及数据软件,应建立健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度。
 
5.涉外保密
 
涉外活动应注意内外有别:涉密单位不得擅自接待外国人参观访问;参加外事活动及出国人员,未经领导批准不得携带秘密文件、资料、笔记;与外国人交往时,说话要注意分寸。
 
三、机要保密的纪律要求
 
(一)保密纪律
 
保守党和国家的秘密是每一个公民的义务和责任,更是秘书人员的职业道德和纪律规范。秘书人员,特别是机要人员,应该严格遵守《党和国家工作人员保密守则》的具体规定:不该说的机密,绝对不说;不该问的机密,绝对不问;不该看的机密,绝对不看;不该记录的机密,绝对不记录;不在非保密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件和资料;不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
 
(二)保密责任
 
如果秘书人员违反了保密规定,甚至损害了国家和单位的利益,需要承担下列责任:
 
1.纪律责任
 
秘书人员违反保密纪律,可以受到警告、记过、降级、撤职,甚至开除的处分。
 
2.法律责任
 
《刑法》规定:国家机关工作人员违反保守国家秘密法的规定,故意或者过失泄露国家秘密,情节严重的,依法追究刑事责任。为境外机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的,依法追究刑事责任。
信息来源: 粉笔教育

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